Pamięć instytucji zaczyna się od porządku w dokumentach
Każdego dnia w polskich firmach powstają tysiące dokumentów. Kontrakty, faktury, protokoły, korespondencja. Większość z nich trafia do szuflad, folderów na komputerze lub chmury bez systemu. Problem pojawia się później.
Kiedy brakuje jednego dokumentu, tracisz czas wszystkich
W 2023 roku przeciętny pracownik biurowy spędził 18% czasu pracy na szukaniu dokumentów. To prawie dzień w tygodniu poświęcony na przeglądanie folderów, wysyłanie próśb do kolegów, odtwarzanie tego, co powinno być od razu dostępne.
Nie chodzi tylko o czas. Chodzi o zaufanie klientów, bezpieczeństwo prawne, możliwość audytu. Kiedy inspektor z urzędu poprosi o protokoły z ostatnich trzech lat, a ty nie jesteś w stanie ich odnaleźć w ciągu godziny, problem przestaje być techniczny.
Digitalizacja nie rozwiązuje chaosu, tylko go przenosi
Wielu przedsiębiorców uważa, że zeskanowanie dokumentów i wrzucenie ich na serwer to archiwizacja. To błąd. Bez metadanych, bez tagowania, bez struktury katalogowej to tylko przeniesienie bałaganu z szafy do folderu.
Archiwum cyfrowe musi być żywe. Musi umożliwiać wyszukiwanie po dacie, autorze, typie dokumentu. Musi mieć poziomy dostępu. Musi być odporne na awarie. I musi być zgodne z RODO.
Usługi dostosowane do specyfiki Twojej firmy
Nie ma dwóch identycznych firm. Dlatego nasze rozwiązania projektujemy indywidualnie, uwzględniając branżę, liczbę dokumentów i wymagania prawne.
Digitalizacja dokumentów papierowych
Przekształcamy Twoje papierowe archiwum w przeszukiwalną bazę cyfrową. Skanowanie wielkoformatowe, OCR, metadane, walidacja jakości.
od 1 847 PLN / 1000 stron
Zamów wycenę
Wdrożenie systemu DMS
Instalujemy i konfigurujemy oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Szkolenia dla zespołu, migracja danych, integracja z istniejącymi narzędziami.
od 8 200 PLN / projekt
Zamów wycenę
Audyt zgodności archiwum z RODO
Sprawdzamy, czy Twoje archiwum spełnia wymogi prawne. Raport z rekomendacjami, plan działań naprawczych, wsparcie przy wdrożeniu.
od 3 450 PLN / audyt
Zamów wycenę
Hostowanie i backup archiwum
Przechowujemy Twoje dokumenty na bezpiecznych serwerach w Polsce. Backup co 6 godzin, dostęp przez przeglądarkę, szyfrowanie end-to-end.
od 520 PLN / miesiąc
Zamów wycenę
Konsultacje strategiczne
Pomożemy zaprojektować politykę zarządzania dokumentami w Twojej organizacji. Procedury, instrukcje obiegu, szkolenia kadry.
od 680 PLN / godzina
Zamów wycenęZ kim współpracujemy
Nasze rozwiązania wykorzystują kancelarie prawne, szpitale, urzędy miast, firmy produkcyjne i instytucje kultury. Każda z tych organizacji ma inną specyfikę, ale wspólny problem – rosnąca liczba dokumentów i potrzeba szybkiego dostępu do informacji.
"Przed wdrożeniem systemu DMS spędzaliśmy po kilka godzin tygodniowo na szukaniu starych kontraktów. Teraz zajmuje to 30 sekund." – Dyrektor biura prawnego, Warszawa
Współpraca z nami nie wymaga od Ciebie wiedzy technicznej. Pytamy o potrzeby, proponujemy rozwiązanie, wdrażamy je i szkolimy Twój zespół. Jesteś w kontakcie z opiekunem projektu przez cały proces.
Bezpłatna konsultacja wstępna
Opisz nam sytuację w Twojej firmie. Odpowiemy w ciągu 24 godzin z propozycją działań i wyceną.
Zgodność i bezpieczeństwo
Każda usługa, którą oferujemy, jest zaprojektowana z myślą o zgodności z polskim prawem i RODO. Dokumenty są przechowywane w serwerowniach zlokalizowanych w Polsce, szyfrowane podczas transmisji i w spoczynku.
Informacje przedstawione na tej stronie mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej ani technicznej. Każda organizacja powinna skonsultować swoje indywidualne potrzeby z prawnikiem oraz specjalistą IT przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu archiwizacji.